展會策劃是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進行展覽項目立項策劃一直到會展正式開幕前的預(yù)先準備階段涉及到的所有文本文案。展會策劃書是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對各項內(nèi)容的歸納和總結(jié)。

策劃的寫作要求：

內(nèi)容一：
展會名稱展覽策劃的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容：基本部分，限定部分和行業(yè)標識。如“第25屆華夏園丁大聯(lián)歡”，如果按上述三個內(nèi)容對號入座，則基本部分是“聯(lián)歡”，限定部分是“華夏”和“第25屆”，行業(yè)標識是“園丁”。

內(nèi)容二：展會地點
展會策劃選擇展會的地點，要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何，展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。

內(nèi)容三：辦展機構(gòu)
展覽策劃機構(gòu)是指負責展會的組織，策劃，招展和招商等事項的有關(guān)單位。一個展覽會的展覽策劃機構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位，承辦單位，協(xié)辦單位，支持單位等。

內(nèi)容四：辦展時間
辦展時間是指展覽計劃在什么時候舉行。辦展時間有三個方面的象征：一是指舉辦展的具體參與日期。二是指展覽的籌展和撤展日期。三是指展覽對觀眾開放的日期。 ??

內(nèi)容五：展品范圍
展覽的展品范圍要根據(jù)展覽的定位，辦展機構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。根據(jù)展覽的定位，展品范圍可以包括一個或是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類。

內(nèi)容六：展辦的頻率段
辦展的頻率段的英文指展會的英文一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。

內(nèi)容七：展會規(guī)模
展覽規(guī)模包括三個方面的構(gòu)成：一是展覽的展覽面積是多少，二是投放單位的數(shù)量是多少，三是參觀展覽的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展覽時，對這三個方面都要做出預(yù)測和規(guī)劃。在規(guī)劃展覽規(guī)模時，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展覽規(guī)模的大小將會受到會見觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。

內(nèi)容八：
展覽定位通俗地講，展覽定位就是要清晰地告訴參與企業(yè)和觀眾本展會“是什么”和“有什么”，準確地說，展會定位就是辦展機構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況。展會定位要明確宣傳的目標投放商和觀眾，辦展目標，展會的主題等。

內(nèi)容九：展會價格和展會的初步預(yù)算
公告價格就是為展會的展位出租制定一個合適的價格。展會初步預(yù)算是對舉辦會議所需要的各種費用和投入的預(yù)期的收入進行的初步預(yù)算。在策劃召開展覽時，要根據(jù)市場情況給展會確定一個合適的價格，這樣對吸引目標納入商會參加非常重要。

內(nèi)容十：人員分工，招展，招商和宣傳推廣計劃
人員分工計劃，招展計劃，招商和宣傳推廣計劃是展會的具體實施計劃，這四個計劃在具體實施時會相互影響。

內(nèi)容十一：展會進度計劃，現(xiàn)場管理計劃和相關(guān)活動計劃
展會進度計劃是在時間上對展會的招展，招商，宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統(tǒng)籌安排?，F(xiàn)場管理計劃是展會開幕后對展會現(xiàn)場進行有效管理的各種計劃安排。展會相關(guān)活動計劃是對準備在展會期間同時舉行的各種相關(guān)活動做出的計劃安排。